Política de Tratamiento de Datos2018-09-13T05:28:11+00:00

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

El presente documento tiene como finalidad establecer las Políticas de Tratamiento de Datos Personales dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 así como las demás normas complementarias declaradas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema, con el fin de garantizar un manejo adecuado de los datos personales recolectados las bases de datos, fijando responsabilidades y controles para un tratamiento adecuado.

DATOS GENERALES

El responsable del tratamiento de los datos personales es Toyota Serví S.A.S. ubicado en la Carrera 43 No. 14-31 en la ciudad de Bogotá, Sitio Web www.toyotaservi.com.co, y teléfono 2687772.

DEFINICIONES

  1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  2. Base De Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  3. Dato Personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
  4. Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  5. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
  6. Encargado Del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para este caso, es la sociedad comercial TOYOTA SERVI S.A.S., identificada con el NIT. 860.042.593-6, ubicada en la Carrera 43 No. 14-31 en la ciudad de Bogotá.
  7. Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  8. Responsable Del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
  9. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  10. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

  1. Principio De La Legalidad: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio De Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
  3. Principio De Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio De Veracidad O Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio De Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio De Acceso Y Circulación Restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  7. Principio De Seguridad: la información sujeta a tratamiento por TOYOTA SERVI S.A.S, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio De Confidencialidad: TOYOTA SERVI S.A.S. está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley. 

 

 

DERECHOS Y DEBERES

 

Derecho de los titulares de la información

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Responsables y Encargados
  2. Solicitar prueba de la autorización al Responsable
  3. Ser informado respecto del uso de los datos
  4. Presentar quejas ante la SIC
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato (no sólo por intermedio de la SIC),
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales

 

Deberes de los Responsables de Tratamiento

 

  1. Autorización del titular: Debe solicitarla y conservarla e informar al titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
  2. Calidad de la información: Debe garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, actualizar la información comunicando al encargado las novedades y adoptar medidas para que la misma se mantenga actualizada. Adicionalmente debe rectificar la información incorrecta y comunicar al encargado e indicarle cuando la información este en discusión por parte de su titular.
  3. Seguridad de la información: Debe impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, exigir al encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad, adoptar un manual interno de políticas y procedimientos e informar a la autoridad cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad que generen riesgos en la administración de la información.
  4. Tratamiento: Debe suministrar al encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado e informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a su información.
  5. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho de hábeas data y tramitar las consultas y reclamos presentados, en los términos señalados en la ley.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Con la autorización del tratamiento de los datos personales TOYOTA SERVI S.A.S. procede a recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

  1. Suministrar los servicios o los productos requeridos por nuestros clientes.
  2. Comunicar sobre servicios o sobre cambios en los mismos.
  3. Evaluar la calidad del servicio.
  4. Realizar todos los actos necesarios para el cumplimiento de los deberes legales que le asisten, incluyendo la obligación de facturar, realizar reportes ante autoridades, y notificar e informar de la existencia y aplicación de las campañas preventivas de servicio.
  5. Remitir al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo o digital de comunicación creada o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o de carácter vinculativo.
  6. Llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
  7. Ejecutar la relación convenida existente con los clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
  8. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
  9. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  10. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de TOYOTA SERVI S.A.S.
  11. Compartir la información con AUTOMOTORES TOYOTA COLOMBIA S.A.S., para los fines comerciales y empresariales del distribuidor autorizado de vehículos TOYOTA para Colombia.

 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TOYOTA SERVI S.A.S. en desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 dispondrá las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a las bases de datos, evitando el acceso no autorizado de terceros, la adulteración, la pérdida, la consulta o modificación de los datos.

Por tal razón el concesionario cuenta con restricciones, protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, no está habilitada la extracción de datos por los puertos USB, se está trabajando con un dispositivo electrónico que evita extracción de información desde internet (firewall). Adicional a ello, todos los empleados tienen conocimiento de la importancia, de la confidencialidad y manipulación correcta de las bases de datos y están comprometidos con este protocolo, promovido a través de actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica, adicional a esto se establece que en los correo corporativos se asigna una capacidad de envió de información de 5MB.

Adicional a lo anterior, TOYOTA SERVI S.A.S. no transfiere los datos personales del titular a otros países o jurisdicciones.

SOLICITUD, REVOCATORIA Y MODIFICACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden solicitar prueba de la autorización dada a Toyota Servi para el tratamiento de sus datos personales, así como solicitar la corrección o cambios en los datos personales suministrados a TOYOTA SERVI S.A.S. De la misma forma, el titular del dato personal podrá revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento.

Para estos propósitos, el titular de los datos personales deberá comunicarse al teléfono

2687772 en la ciudad de Bogotá, o enviar una comunicación al correo electrónico servicioalcliente@toyotaservi.com.co.

Adicional a lo anterior, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.